FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 31-05-2022
FECHA DE VALIDACIÓN: 14-02-2023
Artículo 8 Fracción XIII
El catálogo de disposición y guía documental de archivo por área administrativa; los instrumentos archivísticos, programa e informe anual de desarrollo archivístico; actas de reuniones del Grupo Interdisciplinario de Gestión Documental, difusión
A través de los siguientes documentos podrá consultar el Catálogo de Disposición Documental que establece los valores documentales, la vigencia documental, los plazos de conservación y disposición documental; la Guía de Archivo Documental esquema que contiene la descripción general de la documentación contenida en la series documentales; los Dictámenes y Actas de Baja Documental, o en su caso, la Transferencia Secundaria que determinen sobre los expedientes que hayan cumplido su vigencia documental establecida; el Programa e Informe Anual de Desarrollo Archivístico desarrollados para definir las prioridades institucionales y su cumplimiento anual, así como las Actas de Documentación Siniestrada; los resultados de las Auditorías Archivísticas realizadas por el Órgano Interno de Control que corresponden a esta dependencia y a toda la administración pública centralizada, así como de las Determinaciones y Resoluciones que emita el Consejo Estatal de Archivos.
Estos documentos son aplicables a los Servidores Públicos y a los Responsables de los Archivos de Trámite de las distintas áreas que integran esta Universidad; como responsable de su observación, será el Área Coordinadora de Archivo.
| SIGLAS | NOMBRE | SIGLAS | NOMBRE |
| ACA | Área Coordinadora de Archivo | LGyDT | Licenciatura en Gestión y Desarrollo Turístico |
| BE | Becas | LINM | Licenciatura en Innovación y Mercadotecnia |
| BIBLIO | Biblioteca | LPCyE | Licenciatura en Protección Civil y Emergencias |
| CGCA | Cuadro General de Clasificación Archivística | OIC | Órgano de Control Interno |
| CGDD | Catálogo General de Disposición Documental | PLA | Dirección de Planeación, Programación, Evaluación y Gestión de la Calidad |
| CDD | Catálogo de Disposición Documental (por área) | PyD | Prensa y Difusión |
| DAC | Dirección Académica | REC | Rectoría |
| DAF | Dirección de Administración y Finanzas | RH | Recursos Humanos |
| ESC | Servicios Escolares | RMAT | Recursos Materiales |
| GAD | Guía de Archivo Documental | SM | Servicios Médicos |
| IER | Ingeniería en Energías Renovables | TIC | Tecnologías de la Información y Comunicaciones |
| IMT | Ingeniería en Mecatrónica | UTI | Unidad Transparencia Interna |
| INFR | Infraestructura | VIN | Vinculación |
| JUR | Jurídico | OP | Oficialía de Partes |
| EJERCICIO | NOMBRE Y CARGO DEL RESPONSABLE DEL ÁREA COORDINADORA DE ARCHIVOS |
| 2023 |
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| INSTRUMENTOS DE CONTROL ARCHIVÍSTICO DE LA UTZMG | ||
| Nombre del documento | Fecha del documento | Documento |
| Catálogo de disposición documental | 20/08/2020 |  |
| Guía de Archivo | 20/08/2020 | |
| Dictamen de baja documental | No ha habido dictamen de baja documental en los ejercicios 2019,2020, 2021 y a la fecha del ejercicio 2022 | |
| Acta de baja documental | No ha habido actas de baja documental en los ejercicios 2019,2020, 2021 y a la fecha del ejercicio 2022 | |
| Transferencia secundaria | No ha habido transferencias secundarias en los ejercicios 2019,2020, 2021 y a la fecha del ejercicio 2022 | |
| Programa Anual de Desarrollo Archivístico | 14/02/2023 |  |
| Informe del Programa Anual de Desarrollo Archivístico | 31/12/2022 | |
| Resultados de las Auditorías Archivísticas | |
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| Capacitaciones | 31/12/2022 | |
| Organización de Archivos de Trámite | |
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| Medidas para la Conservación y Preservación de la Información de los Archivos | 31/08/2020 | |
| Guía de Procedimientos para Auditoría de Archivos | 24/09/2020 | |
| Cuadro General de Clasificación Archivística (CGCA) | 31/05/2019 | En proceso de firmas, (se actualizaron algunas funciones comunes) |
Información histórica de los instrumentos de control archivístico de la UTZMG
| NOMBRE DEL DOCUMENTO |
AÑO |
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| 2023 | 2022 | 2021 | 2020 | 2019 | 2018 | |
| Cuadro General de Clasificación Archivística (CGCA) | |
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| Formato aprobado Catálogo de Disposición Documental | |
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| Plan Anual de Desarrollo Archivístico | |
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| Informe Anual de Gestión Documental | |
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| Actas Grupo Interdisciplinario | (14/02/2023) |
(09/09/2022) |
(16/06/2021) |
(09/06/2020) |
(12/06/2019) |
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(09/06/2020) |
(24/05/2019) |
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(26/06/2020) |
(30/05/2019) |
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(08/10/2020)
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(18/06/2019) |
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(24/07/2019) |
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| Oficios Responsables de archivo de trámite de cada área |
Actualización |
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| Auditorias | |
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| Capacitaciones | |
1er semestre
2do semestre |
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| Calendario | |
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| Instructivo para Elaborar el Cuadro de Clasificación Documental |
vigente |
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| Medidas para la Conservación y Preservación de la Información de los Archivos |
vigente |
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| Proceso de Gestión Documental Guía para la Digitalización de Documentos. | vigente |
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| Políticas y Lineamientos generales para la Organización, Administración y Conservación de los Archivos de la UTZMG. |
vigente |
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| Formato Carátula de Expediente | |
Formato Transferencia Primaria | |
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| Formato Etiqueta Control de Cajas | |
Organización de Archivos de Trámite | |
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| Formato Inventario de Archivo de Trámite | |
Técnica de Cocido de Expedientes | |
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| Guía de Procedimientos para Auditoría de Archivos |
vigente |
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| Guía Archivo Histórico | |
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Catálogo de Disposición Documental y la Guía de Archivo Documental por área:
| RAT | 2022 | 2021 | 2020 | 2019 | 2018 |
| CDD y GA (UTI) | |
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| CDD (ACA) | |
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NA |
| GAD (ACA) | |
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NA |
| INVENTARIO (ACA) | |
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NA |
| CDD (LGyDT) | |
NA | |
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| GAD (LGyDT) | |
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| CDD (TIC) | NA | |
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| GAD (TIC) | |
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| CDD (LINM) | |
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| GAD (LINM) | |
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| CDD (IER) | |
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| GAD (IER) | |
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| CDD (RMAT) | |
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| GAD (RMAT) | |
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| CDD (VIN) | |
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| GAD (VIN) | |
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| CDD (OIC) | |
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| GAD (OIC) | |
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| GAD (RH) | |
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| CDD (RH) | |
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| CDD (ESC) | |
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| GAD (ESC) | |
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| INVENTARIO (ESC) | |
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| CDD, GA , INVENTARIO (DAF) | |
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| CDD (INFR) | |
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| GAD (INFR) | |
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| INVENTARIO (BIBLIO) | |
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| CDD (IMT) | |
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| GAD (IMT) | |
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| CDD (JUR) | |
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| GAD (JUR) | |
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| CDD (BE) | |
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| GAD (BE) | |
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| CDD (DAC) | |
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| GAD (DAC) | |
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| CDD (PyD) | |
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| GAD (PyD) | |
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| CDD (CONT) | |
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| GAD (CONT) | |
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| GAD (LPCyE) | |
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| CDD (LPCyE) | |||||
| CDD (OP) | |
NA | |||
| GAD (OP) | |
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