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Artículo 8 Fracción XIII

El catálogo de disposición y guía documental de archivo por área administrativa; los instrumentos archivísticos, programa e informe anual de desarrollo archivístico; actas de reuniones del Grupo Interdisciplinario de Gestión Documental, difusión

 A través de los siguientes documentos podrá consultar el Catálogo de Disposición Documental que establece los valores documentales, la vigencia documental, los plazos de conservación y disposición documental; la Guía de Archivo Documental esquema que contiene la descripción general de la documentación contenida en la series documentales; los Dictámenes y Actas de Baja Documental, o en su caso, la Transferencia Secundaria que determinen sobre los expedientes que hayan cumplido su vigencia documental establecida; el Programa e Informe Anual de Desarrollo Archivístico desarrollados para definir las prioridades institucionales y su cumplimiento anual, así como las Actas de Documentación Siniestrada; los resultados de las Auditorías Archivísticas realizadas por el Órgano Interno de Control que corresponden a esta dependencia y a toda la administración pública centralizada, así como de las Determinaciones y Resoluciones que emita el Consejo Estatal de Archivos.

Estos documentos son aplicables a los Servidores Públicos y a los Responsables de los Archivos de Trámite de las distintas áreas que integran esta Universidad; como responsable de su observación, será el Área Coordinadora de Archivo.

SIGLAS NOMBRE SIGLAS NOMBRE
ACA Área Coordinadora de Archivo LGyDT Licenciatura en Gestión y Desarrollo Turístico
BE Becas LINM Licenciatura en Innovación y Mercadotecnia
BIBLIO Biblioteca LPCyE Licenciatura en Protección Civil y Emergencias
CGCA Cuadro General de Clasificación Archivística OIC Órgano de Control Interno
CGDD Catálogo General de Disposición Documental PLA Dirección de Planeación, Programación, Evaluación y Gestión de la Calidad
CDD Catálogo de Disposición Documental (por área) PyD Prensa y Difusión
DAC Dirección Académica REC Rectoría
DAF Dirección de Administración y Finanzas RH Recursos Humanos
ESC Servicios Escolares RMAT Recursos Materiales
GAD Guía de Archivo Documental SM Servicios Médicos
IER Ingeniería en Energías Renovables TIC Tecnologías de la Información y Comunicaciones
IMT Ingeniería en Mecatrónica UTI Unidad Transparencia Interna
INFR Infraestructura VIN Vinculación
JUR Jurídico OP Oficialía de Partes

 

EJERCICIO NOMBRE Y CARGO DEL RESPONSABLE DEL ÁREA COORDINADORA DE ARCHIVOS
2022
  • Mtro. Salvador Velázquez Rodríguez Director de Administración y Finanzas
  • Apoyo del responsable del área coordinadora de archivo Ing. Olivia Sandoval Solórzano cargo: coordinadora
2021
  • Mtro. Salvador Velázquez Rodríguez Director de Administración y Finanzas
  • Apoyo del responsable del área coordinadora de archivo Ing. Olivia Sandoval Solórzano cargo: coordinadora
2020
  • Mtro. Salvador Velázquez Rodríguez Director de Administración y Finanzas
  • Apoyo del responsable del área coordinadora de archivo Ing. Olivia Sandoval Solórzano cargo: coordinadora
2019
  • Ing. Carlos Alberto Sainz David; Director de Planeación, Programación, Evaluación y Gestión de la Calidad; Titular de la Unidad de Transparencia Interna.

 

INSTRUMENTOS DE CONTROL ARCHIVÍSTICO DE LA UTZMG
Nombre del documento Fecha del documento Documento
Catálogo de disposición documental 20/08/2020
Guía de Archivo 20/08/2020
Dictamen de baja documental No ha habido dictamen de baja documental en los ejercicios 2019,2020, 2021 y a la fecha del ejercicio 2022
Acta de baja documental No ha habido actas de baja documental en los ejercicios 2019,2020, 2021 y a la fecha del ejercicio 2022
Transferencia secundaria No ha habido transferencias secundarias en los ejercicios 2019,2020, 2021 y a la fecha del ejercicio 2022
Programa Anual de Desarrollo Archivístico 31/01/2022
Informe del Programa Anual de Desarrollo Archivístico 31/12/2021
Resultados de las Auditorías Archivísticas
Capacitaciones 31/12/2021
Organización de Archivos de Trámite
Medidas para la Conservación y Preservación de la Información de los Archivos 31/08/2020
Guía de Procedimientos para Auditoría de Archivos 24/09/2020
Cuadro General de Clasificación Archivística (CGCA) 31/05/2019 En proceso de firmas, (se actualizaron algunas funciones comunes)

 

Determinaciones y Resoluciones emitidas por el Consejo Estatal de Archivos
Número de sesión Fecha sesión Nombre del Documento Documento
2021 En el ejercicio no hubo determinaciones ni resoluciones emitidas por el Consejo Estatal de Archivos
2020
2019

 

Información histórica de los instrumentos de control archivístico de la UTZMG

NOMBRE DEL DOCUMENTO
  AÑO
2022 2021 2020 2019 2018
Cuadro General de Clasificación Archivística (CGCA) En proceso de firmas, ya que se actualizó el OIC
Formato   aprobado Catálogo de Disposición Documental  
Plan Anual de Desarrollo Archivístico
Informe Anual de Gestión Documental  
Actas Grupo Interdisciplinario  

(16/06/2021)

(09/06/2020)

(12/06/2019)

 
 

(09/06/2020)

(24/05/2019)

 

(26/06/2020)

(30/05/2019)

 

(08/10/2020)

(18/06/2019)

 

(08/10/2020)

(24/07/2019)

Oficios Responsables de archivo de trámite de cada área  

Actualización del responsable del área planeación

 
Auditorias      
Capacitaciones  

1er semestre

2do semestre

Calendario  
Instructivo para Elaborar el Cuadro de Clasificación Documental    

vigente

 
Medidas para la Conservación y Preservación de la Información de los Archivos  

vigente

Proceso de Gestión Documental Guía para la Digitalización de Documentos.

vigente

 
Políticas y Lineamientos generales para la Organización, Administración y Conservación de los Archivos de la Universidad Tecnológica de la Zona Metropolitana de Guadalajara.

vigente

Formato Carátula de Expediente  
Formato Etiqueta Control de Cajas
Formato Inventario de Archivo de Trámite
Formato Transferencia Primaria
Organización de Archivos de Trámite
Técnica de Cocido de Expedientes
Guía de Procedimientos para Auditoría de Archivos

vigente

 

 

A continuación, se presentan el formato del Catálogo de Disposición Documental y la Guía de Archivo Documental por área correspondiendo a:

RAT 2022 2021 2020 2019 2018
CDD y GA (UTI)
CDD (ACA) NA
GAD (ACA) NA
INVENTARIO (ACA) NA
CDD (LGyDT) NA
GAD (LGyDT)
CDD (TIC) NA
GAD   (TIC)
CDD (LINM)
GAD (LINM)
CDD (IER)
GAD   (IER)
CDD (RMAT)
GAD   (RMAT)
CDD (VIN)
GAD   (VIN)
CDD (OIC)
GAD   (OIC)
GAD (RH)  
CDD (RH)
CDD (ESC)
GAD (ESC)
INVENTARIO (ESC)
CDD, GA , INVENTARIO (DAF)
CDD (INFR)    
GAD (INFR)    
INVENTARIO (BIBLIO)
CDD (IMT)  
GAD (IMT)
CDD (JUR)
GAD (JUR)
CDD (BE)
GAD (BE)
CDD (DAC)
GAD (DAC)
CDD (PyD)
GAD (PyD)
CDD (CONT)
GAD (CONT)
GAD (LPCyE)
CDD (LPCyE)
CDD (OP) NA
GAD (OP)

 

 

 

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